Élèves

Import de fichier CSV

Présentation

L’import d’un fichier CSV depuis l’application Elèves se fait dans la page ”BASES”, depuis le menu du bouton ”Actions rares”.

Vous devez ensuite choisir le fichier CSV qui sera importé, dans vos fichiers locaux ou dans le cloud. Le fichier CSV sera lu, puis les données importées afin de créer des élèves ajoutés à la base courante.

Le fichier CSV doit être un fichier texte codé en UTF-8, chaque ligne de texte contient les données d’un élève, sauf la première ligne qui contient le nom des colonnes.

Tous les tableurs proposent un export CSV. Les colonnes sont séparées par des caractères points-virgules.

La principale difficulté est de bien nommer les colonnes.

La deuxième difficulté est de faire l'export depuis votre tableur en UTF-8. C'est le cas, par défaut, avec Numbers, mais pas forcément avec un autre tableur comme Excel.

Import CSV

Le format CSV

Le fichier CSV signifie Comma Separated Values. Il s'agit d'un format de fichier texte (donc sans formatage et sans image) utilisé pour échanger des données provenant de tableurs ou d'une base de données. On peut l'imaginer comme un document qui contient des lignes de texte, chaque ligne est composée de valeurs/colonnes séparées par un caractère spécial (on l'appelle un séparateur de champs). Par défaut, aux USA, le séparateur de champs/colonnes est la virgule (comma), mais comme la virgule est très utilisée en français, on lui préfère généralement le point-virgule (d'autres utilisent le caractère de tabulation).

La première ligne du fichier CSV est souvent la ligne d'en-tête contenant les noms des colonnes des lignes suivantes. Voici un exemple de fichier CSV valide : 

                    NOM;PRENOM;DATE_DE_NAISSANCE;CONTACT1
                    DUPOND;Emmanuel;12-06-2020;emmanuel@email.com
                    MOREAU;Camille;19-03-2021;papa@famille.org

Comme les fichiers CSV sont des fichiers simples, avec des données brutes, ils n'ont pas d'informations sur l'encodage des caractères utilisés. La convention moderne est d'utiliser l'UTF-8, qui est un format d'encodage Universel (capable d'encoder toutes les langues et tous les caractères accentués comme "à" ou "ñ" ou "ξ" ou encore "♥"). Une application comme Numbers exporte le fichier CSV en UTF-8 par défaut. Avec d'autres tableurs, il faudra peut-être spécifier l'encodage des caractères et le séparateur de champs.

Noms des colonnes

Tableau des noms de colonnes
Nom de la colonneUtilisation
NAME indique le nom et le prénom de l’enfant séparé par un espace insécable (format par défaut de l’export CSV depuis Elèves). On n'utilise peu cette colonne à l'import car l'espace insécable est difficile à optenir. On préfère la combinaison de colonne NOM et PRENOM
NOM LASTNAME LAST_NAME indique le nom de l'élève. Une colonne NOM est obligatoire s'il n'y a pas de colonne NAME.
PRENOM FIRSTNAME FIRST_NAME indique le prénom de l'élève.
BIRTHDAY DATE_DE_NAISSANCE indique la date de naissance de l’élève. Plusieurs formats sont autorisés ”yyyy-MM-dd”, ”yyyy MM dd”, ”yyyy MMM dd”, et ”yyyy MMMM dd”. Si l'application n'arrive pas à lire la date, elle n'est juste pas prise en compte.
SEXE indique le sexe de l’élève. Seul le premier caractère est testé, un F ou un f ou 1 indique une fille, toutes les autres valeurs indique un garçon.
EMAIL1 EMAIL2 EMAIL3 EMAIL4 indique les emails des quatre contacts possibles.
CONTACT1 CONTACT2 CONTACT3 CONTACT3 indique les noms des quatre contacts.
PARENT1 PARENT2 équivalent à CONTACT1 CONTACT2.
DOMICILE1 DOMICILE2 DOMICILE3 DOMICILE4 Téléphone du domicile des quatres contacts.
HOME1 HOME2 HOME3 HOME4 équivalent à DOMICILE1, DOMICILE2, DOMICILE3 et DOMICILE4.
WORK1 WORK2 WORK3 WORK4 Téléphone du travail des quatres contacts.
MOBILE1 MOBILE2 MOBILE3 MOBILE4 Téléphone du travail des quatres contacts.
ADRESSE1 CP1 VILLE1 adresse, code postal et ville du premier contact (parent 1).
ADRESSE2 CP2 VILLE2 adresse, code postal et ville du deuxième contact (parent 2).
ADRESSE3 CP3 VILLE3 adresse, code postal et ville du troisième contact.
ADRESSE4 CP4 VILLE4 adresse, code postal et ville du quatrième contact.
COMMENT1 COMMENT2 COMMENT3 COMMENT4 text libre pour donner des informations sur chaque contact.
INFO text libre pour donner des informations supplémentaires sur l'élève.